การจัดการแฟ้มข้อมูล ควรจัดให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท วิธีจัดแฟ้มข้อมูลมีรูปแบบต่าง ๆ กัน ดังนี้
1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File) คือ แฟ้มข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลหรืออ่านข้อมูล เรียงลำดับไปตั้งแต่เรคคอร์ดแรกจนถึงเรคคอร์ดสุดท้าย ส่วนใหญ่จะเรียงลำดับตามค่าของฟิลด์ที่ถูกเลือกเป็นคีย์ (Key) เช่น ฟ้มข้อมูลพนักงานอาจกำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ ดังนั้นในการจัดเรียงเรคคอร์ด เพื่อเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงาน ถ้าต้องการอ่านข้อมูลก็จะอ่านเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงานตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปจนถึงเรคคอร์ดที่ต้องการ การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transcation) เอาไว้เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่มีค่าของคีย์เท่ากันรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูลหลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีกนกว่าจะหมดแฟ้มะนั้นการเก็บข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูก และเหมาะกับงานที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ
ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ
– เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย
– สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก
ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ
– การทำงานจะช้า
– ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกเรียงลำดับก่อน
2.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File) คือแฟ้มข้อมูลที่มีลักษณะของการจัดเก็บข้อมูล
ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง สามารถค้นหาหรือเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูล การประมวลผลมี 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1 โดยกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง
วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่รียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมีหลายสูตรผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บข้อมูล จึงเรียกวิธีในการเข้าถึงข้อมูลวิธีนี้ว่าเป็นวิธีการเข้าถึงแบบสุ่ม
สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก
ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม
– สามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล
– เหมาะกับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line)
ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุม
– การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ
3.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล
เทคโนโลยีสารสนเทศ 